Crea la lista a partir del trabajo
Añade una pieza cuando una tarea del proyecto la necesite, en lugar de mantener una lista de deseos separada que nadie sepa explicar. Un nombre claro y una nota breve bastan para empezar un registro útil.
- Usa el nombre que el grupo reconocerá al buscarla.
- Añade la cantidad y un precio aproximado cuando ayude a planificar.
- Registra las dudas de compatibilidad en lugar de darlas por resueltas.
Relaciona cada pieza con una tarea
Enlaza la pieza con la tarea que depende de ella. Así el grupo entiende para qué sirve y puede decidir qué compras importan para la próxima sesión.
- Nombra la tarea que usará el elemento.
- Mantén la pieza sin instalar hasta terminar el trabajo relacionado.
- Separa los elementos que tengan decisiones o estados distintos.
Usa estados que reflejen el relevo real
Pasa cada pieza por necesaria, pedida, recibida e instalada. Estos estados indican qué se puede comprar, qué está de camino y qué trabajo sigue pendiente sin necesitar otra conversación.
- Déjala como necesaria mientras la elección o compra siga abierta.
- Márcala como pedida cuando el grupo se haya comprometido con la compra.
- Márcala como recibida cuando esté disponible y como instalada al terminar el trabajo relacionado.
Haz explícitas las decisiones de compra
Usa las notas, los precios aproximados y el contexto de la tarea para que la compra sea comprensible para el grupo. La lista coordina el trabajo; no tiene que convertirse en una contabilidad completa.
- Anota la opción elegida y cualquier alternativa abierta en las notas de la pieza o su tarea relacionada.
- Usa el precio aproximado para comparar antes de pedir.
- Registra la decisión del grupo en las notas de la pieza o en su tarea relacionada.
Revisa la lista antes de la próxima sesión
Antes de reuniros, revisa las piezas que siguen necesarias o pedidas y compáralas con las próximas tareas. Esta comprobación ayuda a elegir el trabajo que puede avanzar y a detectar lo que necesita una decisión.
Ejemplo ilustrativo: un pequeño plan de piezas
Por ejemplo, un grupo puede añadir dos elementos iguales con cantidad 2, relacionarlos con la misma tarea, mantener el registro como necesario mientras compara opciones y marcarlo como pedido cuando se acuerde la elección. Es un ejemplo del relevo, no una compra real.