Haz la lista a partir del trabajo
Añade una pieza cuando una tarea del proyecto la necesite, en vez de tener aparte una carta a los Reyes que nadie sabe explicar. Con un nombre claro y una nota corta ya tienes un registro útil.
- Usa el nombre con el que el equipo la buscaría.
- Añade la cantidad y un precio aproximado si ayuda a planificar.
- Apunta las dudas de compatibilidad en vez de darlas por resueltas.
Vincula cada pieza a una tarea
Vincula la pieza a la tarea que depende de ella. Así el equipo sabe para qué es y le resulta más fácil decidir qué compras importan para la próxima sesión.
- Di en qué tarea se va a usar.
- No marques la pieza como instalada hasta que el trabajo relacionado esté terminado de verdad.
- Separa en registros distintos las piezas que tengan decisiones o estados diferentes.
Usa estados que cuenten lo que pasa de verdad
Cada pieza pasa por necesaria, pedida, recibida e instalada. Con estos cuatro estados el equipo sabe qué se puede comprar, qué está de camino y qué trabajo falta, sin tener que preguntarlo.
- Déjala como necesaria mientras no esté decidida o comprada.
- Márcala como pedida cuando el equipo se haya decidido a comprarla.
- Márcala como recibida cuando ya esté disponible, y como instalada cuando esté terminado el trabajo relacionado.
Deja claras las decisiones de compra
Usa las notas, los precios aproximados y el contexto de la tarea para que todo el grupo entienda cada compra. La lista de piezas sirve para organizaros; no tiene por qué convertirse en una contabilidad.
- Apunta la opción elegida y cualquier alternativa que siga en el aire en las notas de la pieza o en su tarea.
- Usa el precio aproximado para comparar antes de pedir.
- Deja por escrito lo que decida el grupo en las notas de la pieza o en su tarea.
Repasa la lista antes de la próxima sesión
Antes de quedar, mira qué piezas siguen necesarias o pedidas y compáralas con las próximas tareas. Ese repaso rápido ayuda a elegir el trabajo que puede avanzar y a ver qué necesita una decisión.
Un ejemplo: un pequeño plan de piezas
Por ejemplo, el equipo puede apuntar dos piezas iguales en un solo registro con cantidad 2, vincularlo a la tarea correspondiente, dejarlo como necesario mientras compara opciones y marcarlo como pedido cuando se pongan de acuerdo. Es solo un ejemplo de cómo organizarse, no una compra real.